What to Prepare Before a First Consultation

La primera reunión con un consultor de transformación digital suele generar dudas: ¿qué información llevar?, ¿qué preguntas hacer?, ¿cuánto tiempo tomará? La respuesta corta es que no necesitas un informe perfecto ni datos impecables. Necesitas claridad sobre el problema que te molesta y disposición para describir cómo trabaja tu equipo hoy.

En Smiatech trabajamos con pymes que están en distintas etapas: algunas apenas usan planillas de cálculo, otras ya tienen un ERP pero lo aprovechan a medias. Por eso la consulta inicial no busca evaluarte, sino entender tu operación real. Lo que sí ayuda es llegar con algunos elementos concretos que aceleran el diagnóstico.

Documentos y datos que conviene tener a mano

No hace falta preparar una presentación formal. Con que tengas acceso a los siguientes documentos durante la llamada, es suficiente:

• Un organigrama simple con los nombres y roles de las personas que participan en los procesos clave.
• Ejemplos de los formularios, planillas o registros que usan a diario para tareas administrativas.
• El listado de sistemas o herramientas que utilizan actualmente, aunque sea informal: correo, planillas, software de facturación, mensajería interna.
• Una estimación de cuánto tiempo dedica el equipo a tareas repetitivas como carga de datos, conciliación o seguimiento de clientes.
• Los últimos reportes de ventas, inventario o producción si están disponibles, aunque sean parciales.

Con esa base, el consultor puede identificar rápidamente dónde están los cuellos de botella y qué herramientas tendrían mayor impacto. Si no tienes algún documento, no es un impedimento: parte del diagnóstico consiste justamente en detectar qué información no se está registrando.

Preguntas que vale la pena formular

La consulta inicial también es tu oportunidad para evaluar si el consultor entiende tu rubro y tu escala. Algunas preguntas prácticas que recomendamos hacer:

• ¿Qué proyectos similares han implementado en empresas de nuestro tamaño o sector?
• ¿Cómo se mide el avance durante el proceso y qué indicadores se revisan?
• ¿Quién participa por parte de la consultora y con qué frecuencia nos reuniremos?
• ¿Qué pasa si una herramienta no se adapta a nuestra forma de trabajar?
• ¿Cómo se capacita al personal y cuánto tiempo toma la adopción?

Estas preguntas no buscan poner a prueba al consultor, sino establecer expectativas claras desde el inicio. Una buena consultoría se ajusta a la realidad de la empresa, no al revés.